Kunstmatige intelligentie is niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. Ondernemers gebruiken ChatGPT, Claude, Copilot en andere AI-tools voor teksten, analyses, rapportages en zelfs voor volledige administraties. Op LinkedIn zie je dagelijks professioneel en indrukwekkende dashboards voorbijkomen die in enkele minuten zijn gebouwd.
AI als boekhoudpakket
Regelmatig zien wij ondernemers die financiële transacties uploaden naar AI-tools zoals Claude of ChatGPT en vragen om automatisch een administratie op te bouwen. Op het eerste gezicht lijken de resultaten goed. Grootboekrekeningen worden voorgesteld, rapportages worden gegenereerd en de cijfers zien er logisch uit.
Het probleem is echter dat AI geen boekhoudsysteem is. Een gerenommeerd boekhoudpakket zoals Exact Online, AFAS, Twinfield of Moneybird werkt met vaste administratieve structuren, actuele wettelijke regels en controles daarop. Elke boeking is herleidbaar naar bijvoorbeeld een banktransactie of factuur.
Regelmatig lijkt bij AI een antwoord logisch, maar blijkt het niet juist of volledig te zijn. Een verkeerde grootboekrekening, bedrag of een onjuiste btw-verwerking kan daardoor ongemerkt in de administratie terechtkomen.
Mooie dashboards
Een tweede risico geldt voor AI-dashboards. Met een prompt maakt AI professionele managementrapportages die eruitzien alsof ze door een specialist zijn ontwikkeld. Grafieken, KPI’s en prognoses worden netjes gepresenteerd.
Maar wanneer je vervolgens wil weten:
- Waar komen deze cijfers vandaan?
- Wat is de achterliggende berekening?
- Welke transacties horen bij deze omzet?
- Waarom wijkt dit af van de boekhouding?
Het komt regelmatig voor dat de AI-tool vervolgens bronnen en antwoorden gaat verzinnen. Je moet voldoende van de materie weten om te kunnen beoordelen of dit goed gaat.
Een dashboard is alleen waardevol wanneer de onderliggende data betrouwbaar en controleerbaar is. Wanneer je niet meer kan uitleggen hoe een cijfer tot stand is gekomen, ontstaat een situatie die gevaarlijker is dan helemaal geen rapportage.
Beslissingen over investeringen, personeel, dividenduitkeringen of financieringen worden dan gebaseerd op informatie waarvan de herkomst niet duidelijk is.
Fiscale vragen aan AI
Ook bij belastingvraagstukken gebeurt het dat ondernemers vaker AI raadplegen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- btw-behandeling van internationale diensten;
- gebruikelijk loon van een DGA;
- investeringsaftrek;
- auto van de zaak;
- box 2 of 3 belastingen;
- eenmanszaak of bv;
- bedrijfsstructuren.
Dat is begrijpelijk, want een antwoord verschijnt binnen enkele seconden en klinkt vaak overtuigend. Maar fiscale wetgeving is complex en afhankelijk van feiten, omstandigheden, jurisprudentie en actuele regelgeving.
Een antwoord kan gedeeltelijk juist zijn en toch leiden tot een verkeerde aangifte of advies.
AI geeft vaak een algemeen antwoord terwijl juist de omstandigheden bepalend zijn voor de juiste fiscale behandeling. Het gevolg is dat ondernemers denken dat zij hun fiscale aangifte goed indienen of een beslissing nemen op een onvolledig fiscaal advies.
Minder belastingcontroles betekent niet minder risico
Veel ondernemers denken dat een fout vanzelf wordt ontdekt. In de huidige praktijk gebeurt dat vaak veels te laat.
Door capaciteitsproblemen en bezuinigingen bij de Belastingdienst zijn er minder controles dan voorheen. Een onjuiste btw-aangifte, foutieve winstbepaling of een verkeerd toegepaste fiscale regeling kan hierdoor jarenlang plaatsvinden zonder dat iemand ingrijpt.
Wanneer de fout uiteindelijk wordt ontdekt, volgt vaak een correctie van de Belastingdienst over meerdere jaren. Naast de verschuldigde belasting kunnen ook belastingrente en vergrijp- of verzuimboetes volgen.
De gevolgen
De gevolgen zijn vaak groot. Veel ondernemers onderschatten hoe groot de impact van onjuiste financiële informatie kan zijn. Een foutieve administratie kan leiden tot:
- hoge belasting naheffingen;
- belastingrente en boetes;
- liquiditeitsproblemen;
- financieringsproblemen;
- afwijzing van een hypotheekaanvraag;
- discussies met aandeelhouders of investeerders;
- persoonlijke aansprakelijkheidsrisico’s;
- in extreme gevallen zelfs een faillissement.
Zo verwachten banken, hypotheekverstrekkers en investeerders betrouwbare jaarcijfers. Wanneer achteraf blijkt dat de onderliggende gegevens fouten bevatten, komt dit het vertrouwen niet ten goede.
AI wel of niet gebruiken?
Betekent dit dat ondernemers geen AI moeten gebruiken? Zeker niet, wij vinden de huidige mogelijkheden en ontwikkelingen ontzettend interessant om te volgen. Het kan processen efficiënter maken, analyses ondersteunen, gegevens structureren en teksten voorbereiden.
Voorwaarde is wel dat privacy en gegevensbescherming goed zijn geregeld én dat de uitkomsten worden gecontroleerd door iemand die verstand heeft van administratie, financiële verslaggeving en fiscale zaken. De beoordeling en verantwoording van de uitkomsten blijft mensenwerk!
Zeker weten dat jouw cijfers kloppen?
Gebruik je AI voor je administratie, belastingvragen of managementrapportages? Laat dan periodiek controleren of de gehanteerde systematiek en uitkomsten daadwerkelijk juist en volledig zijn. Zo combineer je de snelheid van AI met de zekerheid van betrouwbare cijfers.
Bij Like Finance helpen wij ondernemers met het slim inzetten van automatisering waaronder AI. We maken uiteraard altijd een afweging tussen kosten aan de voorkant en gewenste informatie aan de achterkant. Betrouwbaarheid van je cijfers en een efficiënt proces zijn hierbij leidend! Neem gerust contact op voor een vrijblijvende kennismaking.
Geschreven door Iris Aben, accountant en mede-oprichter van Like Finance
P.s. Volgens ‘Hersenprofessor’ Erik Scherder staat AI overigens voor “Afnemende Intelligentie” dus wees gewaarschuwd 🙂